Algemene voorwaarden en huishoudelijke mededelingen van conferentiehotel Landgoed Rhederoord BV behorend als aanvulling op uniforme Voorwaarden voor de Horeca (UVH) welke van toepassing zijn voor Conferentiehotel Landgoed Rhederoord BV. De meest recente versie van de Uniforme Voorwaarden voor de Horeca zijn als PDF te downloaden via de volgende link: http://www.khn.nl/algemene-voorwaarden-en-uvh. Middels ondertekening van deze overeenkomst verklaart de opdrachtgever een exemplaar van de UVH en de aanvullende voorwaarden van Conferentiehotel Landgoed Rhederoord te hebben ontvangen. Aanvullende voorwaarden:

1. Op al onze leveringen en diensten zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van toepassing. Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Arrondissementsrechtbank en de Kamer van Koophandel te ’s Gravenhage en op verzoek onverwijld en kosteloos op te vragen.
2. Roken is verboden op alle hotelkamers en in de overige verblijfsruimtes.
3. Huisdieren op de hotelkamers zijn niet toegestaan.
4. Het afsteken van vuurwerk is verboden, met uitzondering van sterretjes. Buiten het pand zijn deze toegestaan mits er een emmer water aanwezig is. Bij overtreding hiervan zal Rhederoord een boete van EURO 1.500,– in rekening brengen.
5. Outdoor evenementen worden begeleid door (één van de) medewerkers van Rhederoord, zij geven instructie m.b.t. veiligheid. Rhederoord aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor eventuele schade.
6. In naleving van de Wet Geluidshinder, mede als uit respect voor de natuur in de omgeving, zijn wij genoodzaakt een sluitingstijd in te stellen om 00.30 uur, ongeacht of de partij binnen of buiten plaatsvindt.
7. Bij versterkte muziek dienen de aanwijzingen van de Maître d’ hotel of de bedrijfsleider opgevolgd te worden.
8. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan geluk ballonnen en/of lampions op te laten. Het oplaten van gewone ballonnen is toegestaan op voorwaarde dat deze biologisch afbreekbaar zijn.
9. Kamerbezetting en tafelschikkingen gebeuren in overleg met Landgoed  Rhederoord.
10. Het gebruik van onder andere rozenblaadjes, confetti, schuimkanonnen, slingers en rijst is niet toegestaan. Gelieve versieringen en overige materialen zelf retour te nemen. Houdt u zich hier niet aan dan brengen wij u EURO 350,– schoonmaak-/verwijderkosten in rekening.
11. Bij overnachtingen zijn wij verplicht uw gegevens in een gastenlijst te verwerken, hiertoe dient u uiterlijk 1 dag voor aankomst een gastenlijst te mailen.
12. Rhederoord is gelegen in een natuurgebied, de maximumsnelheid op het terrein is 20 km. per uur.
13. Aanbetaling – bij bruiloften of partijen is de gast gehouden een aanbetaling te doen van 25% van de totale reserveringswaarde bij opdracht. 8 weken voorafgaand aan uw reservering ontvangt u van ons een aanbetalingsfactuur van 50% van de reserveringswaarde. Dit bedrag dient 6 weken voor aanvang van de bruiloft of bijeenkomst aan ons overgemaakt te zijn.
14. Genoemde prijzen en tarieven hebben een geldigheidsduur van een jaar. Hierna heeft Landgoed Rhederoord het recht de prijzen en tarieven te herzien.
15. Mondeling overeengekomen afspraken zijn in de reservering verwerkt, wijzigingen in- of annulering hiervan (aantallen, vervallen items of toevoegingen) dienen uiterlijk 48 uur voor aanvang schriftelijk en ondertekend te worden doorgegeven. Veranderingen binnen 48 uur voor aanvang niet meer in mindering gebracht op de factuur.
16. Indien het aantal gasten binnen 3 maanden voor aanvang evenement verminderd wordt met 10 % of meer van de in de door de gaat ondertekende offerte beschreven aantallen, zijn wij genoodzaakt de eindfactuur zodanig te verhogen dat de omzet in de getekende offerte inclusief begrootte kosten voor food en beverage welke in de getekende offerte zijn beschreven wordt gehaald.
17. Op al onze reserveringen zijn de Uniforme Voorwaarden voor de Horeca van toepassing en gelden de volgende annuleringsvoorwaarden:

Meer dan 6 maanden voor de reserveringsdatum                    Geen annuleringskosten

Meer dan 3 maanden voor de reserveringsdatum                     15% van de reserveringswaarde

Meer dan 2 maanden voor de reserveringsdatum                     35% van de reserveringswaarde

Meer dan 1 maanden voor de reserveringsdatum                      60% van de reserveringswaarde

Meer dan 14 dagen voor de reserveringsdatum                          85% van de reserveringswaarde

Minder dan 14 dagen voor de reserveringsdatum                     100% van de reserveringswaarde

18. Bij studentenfeesten hanteren wij de volgende additionele voorwaarden:

• De zaal is 2 uur van tevoren vrij voor opbouw van apparatuur en decoratie, dezelfde nacht dient dit weer verwijderd te worden. Eventuele decoratie dient door Rhederoord goedgekeurd te worden alvorens het wordt aangebracht in de verschillende zalen.
• De eventuele schade die wordt aangebracht aan pand, interieur of directe omgeving, zal door uw vereniging in zijn geheel vergoed worden. Er dient hiervoor een borg van EURO 2500,– betaald te worden.
• Het is verboden om vuurwerk, sterretjes, confettikanonnen, waterpistolen etc. te gebruiken. Indien dit wel gebeurt zullen wij schoonmaakkosten à EURO 350,– in rekening brengen bovenop de gestelde boete voor afsteken van vuurwerk genoemd in artikel 4.
• Hotelkamers zullen wij voor vertrek checken samen met een contactpersoon van de organisatie.
• Uiterlijk twee weken voor aanvang van uw feest ontvangen wij naast de EURO 2500,– borg ook het volledige offertebedrag waarvoor is getekend inclusief de eventuele aanpassingen.
• U dient professionele beveiliging in te huren (uitgaande van een feest van 100-200 personen zijn dit 2 beveiligers, boven de 200 personen zijn dit 3 beveiligers). Van tevoren vernemen wij welk bedrijf u heeft ingehuurd, zodat wij desgewenst contact met hen op kunnen nemen. Feesten tot 100 personen; beveiliging al dan niet nodig in overleg met Landgoed Rhederoord. De beveiliging draagt tevens zorg voor het voorkomen van overlast in de directe omgeving van onze locatie.
• Bij wangedrag is Landgoed Rhederoord gerechtigd een schenkstop in te gelasten, of het feest – tijdelijk dan wel volledig – stil te leggen. Dit uiteraard in overeenstemming met de mate van wangedrag.
• Wij schenken in plastic glazen tijdens het feest. Mocht een diner geserveerd worden, dan zullen wij tijdens het diner in glas schenken. Wanneer afgesproken wordt wel in glas te schenken zullen wij bij wangedrag (gooien en veelvuldig laten vallen) overgaan op plastic.
• Landgoed Rhederoord beschikt over een 24-uurs vergunning. In overleg met uw vereniging zal er een eindtijd worden afgesproken.
• Bij overtreding van de wettelijke geluidsnormen zal de boete door uw vereniging worden voldaan. De wettelijke norm is max. 85 dB(A).
• Bij diefstal van drank of andere zaken tijdens of na afloop van het feest, worden bovenop de verkoopkosten ook een boetebedrag van EURO 50,– per incident van de borg afgetrokken.
• Indien een van uw gasten overgeeft en dit niet netjes door de betreffende persoon of iemand anders van uw vereniging wordt opgeruimd, zullen wij per incident EURO 150 in rekening brengen.

20. In de maanden april t/m oktober zal voor huwelijken op de donderdag een minimum omzet van Euro 8.000,–, op vrijdagen een minimum omzet van Euro 9.000,– en voor de zaterdagen een minimum omzet van Euro 10.000,– worden berekend.
21. Wanneer u in het Landhuis Rhederoord een avondfeest wenst te houden bent u gehouden minimaal 10 kamers in het landhuis af te nemen voor die avond en nacht.
22. Indien u het Landhuis Rhederoord exclusief afhuurt dan is deze reservering inclusief 17 hotelkamers inclusief ontbijt, exclusief verblijfsbijdrage. Uitdrukkelijk wordt vermeld dat reservering ziet op exclusief gebruik van het Landhuis en niet van het Landgoed en andere opstallen.
23. Uiterlijk één week voor aanvang van het evenement dient het definitieve aantal personen te worden doorgegeven. Het opgegeven aantal zal in rekening worden gebracht. Dit definitieve aantal personen mag een maximaal verschil van 10% bedragen ten opzichte van het opgegeven aantal op het moment van reserveren.

24. Conferentiehotel Landgoed Rhederoord BV berekent additioneel per factuur € 7,50 inclusief BTW aan administratiekosten.
25. Landgoed Rhederoord is trots het Golden Green Key certificaat te hebben behaald. Hiermee voldoet het aan de strengste criteria, opgezet door dit eco-label.
26. De prijzen genoemd in de offerte zijn inclusief BTW.